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云辦公時代,我們需要什么樣的企業變革

來源:投影時代 更新日期:2020-02-28 作者:那山那水

    一場COVID-19新冠肺炎疫情,點燃了“云辦公”市場:辦公室是僅次于教室的人員聚集場所、商務樓是和學校相當的人員聚集場所、大型的商務中心和CBD是人員量遠超過一般學校的人員聚集場所。

    同時,辦公機構的人員流動性超過大多數學校,不僅和封閉式大學、中學比,辦公場所人員流動性更強;和小學、幼兒園比,辦公室人員上下班流動外都還擁有“客戶流動”、“就餐流動”等“額外風險”。

    所以,疫情防控之中一個重點就是“商用樓宇”、“辦公室防護”問題。這直接促進了“線上辦公”、“云上辦公”的發展。但是,作為應急調整“很多企業在云辦公上準備不足”。尤其是在會議室設備上,面臨巨大的“缺口”。

    在線辦公,不是“要云”不要“辦公場地”

    面對疫情防控需求,企業做出的在線辦公、居家辦公決定,都有一個前提“非必要不去公司”:也就是說,依然有些必要工作需要“到崗”才能處理。

    實際上,在線云辦公的分布式組織方式,依然需要一個“系統的協同”中心。很多企業的感覺是,“在線辦公云”溝通效率是關鍵。畢竟人員不在一起,空間問題,是最大的團隊內溝通障礙。這時候,更好的“會議室”建設就成為“云辦公”提升效率的“利器”。面對云辦公,會議室成為了“最核心的辦公場地”。

云辦公時代,我們需要什么樣的企業變革

    然而,大多數公司的會議室是為“現場會議所準備的”。比如,顯示設備的標準按照“顯示必要的會議文件內容”配置。大多數中小企業采用一般的大尺寸電視機或者廉價投影機,作為主要顯示系統。這樣的設備,解決“現場會議需求”已經足夠,但是遠程云會議,想在顯示系統上呈現更多參會者,那就有點“不夠用”。

    同時,大多數中小會議室,并不配備“攝像頭、麥克風”等設備——現場開會,這些設備的確“沒有用”。這些會議室更談不上“智能會議中控和智能會議控制器”產品的配備。

    一些大公司的會議室雖然擁有“遠程會議軟硬件”,然而傳統的應用模式是:領導人溝通、單獨客戶的遠程溝通。這些設備很少用于內部員工團隊之間的大規模協作和溝通。一旦更多的人員處于“云端”溝通狀態,原有設備的規模就不夠用了。

    所以,云辦公張開之后“開不好會”成為核心問題。手機微信溝通效率總是有限,不夠專業,缺乏現場感和帶入感。沒有適合云辦公的“公司設施和場地”成為“在線辦公”潮流下的很大痛點。

    疫情過后不是云辦公的結束,在線辦公持續“在線”

    2020年春節后的“云辦公”高峰是一個“偶發特例”,還是長期“趨勢”。這個問題現在肯定“回蕩在”很多企業領導人的頭腦中。

    一方面,如果一個企業擁有足夠的規模,異地部門之間的溝通,躲不開云技術。同時,作為“應急手段之一”,云辦公設施的配備也應當是企業在“特情”中生存能力的“防御性設施”。即,云辦公對于大型企業,具有很大的“必要性”。

云辦公時代,我們需要什么樣的企業變革

    另一方面,即便是中小企業,現在也不得不承認,云辦公有它的困難——2月份一個月的實驗已經充分說明問題;但是也有它的“好處”。比如,可以降低公司的運營成本、可以發展更為靈活的團隊組織方式、可以實現高質量的零工管理水平。

    尤其是在未來,創意產業、文化產業日益成為社會經濟的關鍵增量點。這些產品對于“頭腦風暴”的需求,遠高于“到點打卡”。而發展創新能力,很需要“愜意的工作環境”、“靈活的團隊組織”、“高效率的溝通工具”。這使得云辦公可能成為“創意社會”時代,“智慧社會下多元化用工方式”的重要組成部分。

    也就是,云辦公具有它自身的“歷史先進性”。企業不應該,也無法因為自己和團隊未準備好(包括硬件條件、規章制度、人員心態和習慣等方面沒有準備好)就去懷疑“云辦公”這種模式的“未來屬性”。這一點可以由“云辦公”在疫情之前已經持續發展來證明。未來更多企業配備一定云辦公資源,一定員工處于云辦公狀態,將是“一種新企業組織模式”的重大嘗試。也可能是信息社會、智慧技術對“辦公方法”的歷史性改變之一。

    面對云辦公的發展,企業需要“軟硬”兩手抓

    從應急云辦公到常態云辦公,這種轉換會在什么時候、多大概率上發生,現在還是未知數。但是,阿里釘釘、企業微信都將此看成未來的機遇。

    不過,作為最終用戶的企業,要做新的辦公方式嘗試,還需要在軟硬兩個方面打好基礎才行。軟的方面主要是,1.制度的建設,例如如何考核員工;2.流程再造,讓業務流程適合分布式云上辦公;3.習慣養成,這包括內部員工習慣的改變,也包括外部客戶習慣的培養。這三個方面,都面臨巨大的“創新挑戰”和“時間與試錯成本挑戰”。

云辦公時代,我們需要什么樣的企業變革

    相比之下,硬的方面“更有萬事俱備只欠東風”的特點:包括軟件、硬件等遠程視頻工具與資源的成熟,5G網絡的加速建設和5G+應用的盡在眼前,專業化的虛擬現實會議室等“云辦公遠程溝通節點和硬件設施”的技術等等,都是已經成熟、或者正在加速成熟的,并且成本快速下降的“產品”。

    “應用端的信心不足,這是云辦公眼下最大的產業問題!毙袠I專家指出,云辦公、網絡辦公行業的發展,主要瓶頸集中在“企業還沒有做好這種轉變的內部準備,而不是行業的供給能力不夠”。這就如同疫情之下,云辦公服務系統經歷了最開始的資源瓶頸之后,很快達到了較好的運行狀態。但是企業用起來依然感覺“那里都不對勁”。

    但是,這恰是疫情期間云辦公“大實驗”留給社會的“最大遺產”。一次嶄新的嘗試,讓未來云辦公的推廣、創新與應用完善有了真正“規;钡慕涷。這將有力推動云辦公行業的“正軌”全速前進。在這一過程之中,以會議室為中心的云辦公“端型”軟硬件也將迎來一個發展機遇。

    “云上辦公,不是不要‘端口’設備,反而需要更高級和專業的‘端口’設備”。企業內部的硬件準備會先于軟件準備、尤其是大規模辦公習慣改變前而到來。所以,去適應未來辦公、創意經濟時代的發展,企業是時候改變以會議室為中心的“溝通基礎設施”了。

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